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コロナ禍でのビジネスメール

こんにちは、リアルナです。

2回目の緊急事態宣言が発令され、リモートワークの頻度を上げられた方も多いのではないでしょうか。リモートトラスト略して“リモトラ”。

リモートワークで対面同様の関係性を築くため、今回は初心にかえって

「ビジネスメール」に関する話をお伝えします。


■メールの実態(『ビジネスメール実態調査2020』2020年4月~5月) ビジネスシーンにおけるコミュニケーション手段で最も活用されているメール。

リモートワーク移行が進み、なんと99.1%!!

つまりほとんどの方が日々メールを使っています。


1日平均で送信が14.6通、受信は50.12通。

メールの確認だけで午前中が潰れた……なんて方も多いのではないでしょうか。

■メールの基本 前項の受信メールの数から、

レスポンスが欲しいメールを『見てもらうための工夫』が必要です。


受信BOXの一覧の中から、「このメールは開けて確認しなければ!」

と相手に思ってもらうにはどうすれば良いでしょうか。

勝負は“件名”!

あまり長すぎるとメルマガっぽくなってしまうので、

【確認期日】と【用件】を完結に伝えましょう。

【要ご対応】【要ご確認】【○○日までにご返信】など。


続いて本文ですが、早い段階で “用件・結論”を記述します。

忙しい方ほどメール数は膨大で、流し読みになりがちです。 大事な箇所や確認してもらいたい部分の

文字サイズやカラーを変えるもポイントです。


ダラダラと書くのではなく、文章の横幅を揃えるのも見やすさに繋がります。

メールを開いて用件が一目で分かるよう工夫することが、早いレスポンスに繋がるのです。

■メールで分かる人柄 基本を押さえた上で気を付けたいのが、表現の部分です。

実際に会って話が出来ない分、文字を通じて“感情”を伝えたいですよね。

ネット上にあふれる定型文を活用することでキチンと感は出ますが、

もはや記号化してしまっているのが実状。現在の状況からあらゆる場面を想定して、言葉を選ぶ必要があります。

メールの冒頭で時候の挨拶の変わりに、気遣いの言葉を添えたり。結びの言葉の変わりに、再会を誓い励ましあったり。BtoBの関係性であっても、その人自身のことを気に掛ける声かけをすることで、メールに温かみを持たせることができます。 文章の内容やその対応から、メールというツールはかなり人柄が出ます。

即レスポンスとサポートする精神を互いに持つことで、

ビジネスコミュニケーションはプラスに働くのではないでしょうか。

ビジネスシーンにおいて、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。

リアルナではお客様が従事されている業界や職種に合わせて、

御社オリジナルの研修をカスタマイズいたします。まずはお気軽にご相談くださいませ。

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