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テキストコミュニケーションのコツ5選!

こんにちは、リアルナです。


リモート下における、コミュニケーションのコツ第2弾!

テキストコミュニケーションを制すものは、テレワークを制す!


リモートワークでのコミュニケーションの中心となる、

テキストコミュニケーションのコツについてお話しします。


メールでも電話でも、何らかのアクションを起こす時は

「伝えたいことがある」「お願いがある」「確認したいことがある」など

“目的”があると思うのです。

姿が見えないからこそ、文章にも気遣いを添えていきましょう。


【1】真っ先に“目的”を書く

『メールを読む』という相手の時間を使う訳ですから、

できるだけ手短に正確に伝える必要があります。

まずは結論!「○○の件でご連絡しました」とはじめるだけで、

相手は瞬時に趣旨を理解することができます。


【2】一文一義

ダラダラと書かない!具体的には1文の中に句点「、」が2回以上出てきたら要注意。

文章が長くなってきている証拠です。

「なので」「ですが」を多用し、情報を盛り込みすぎず、

文章が苦手な人ほど、1文は短く。

スッキリとした文章を目指しましょう。


【3】ストレートにご注意!

1文は短くスッキリ!と伝えたばりですが、

あまりに事実をストレートに伝えすぎるのも問題。

表情や仕草が見えない分、言葉の印象が先行し、

意図せずしてきつく伝わってしまう可能性があります。

ネガティブな表現を避け、ポジティブな言い回しに変換させるのがポイントです。


(例)

×「意味がわかりません」

○「私の理解不足で恐縮ですが、もう一度ご説明いただけますと幸いです」


【4】お礼は具体的な内容を添えて

何かをしてもらってお礼伝える際に、

具体的に良かった点を伝えると、人間味のある文章になります。

「資料の作成ありがとうございました。特に3枚目のスライドには感動しました!」など。


【5】催促には逃げ道を

メールやチャットを送信したものの、相手から返信が来ないこともありますよね。

「○日○時に送付したメールはご確認いただけましたか」だと角が立つので、

「前回のメールは少しわかりにくかったかと思い、改めて連絡差し上げました」など、

“逃げ道” をつくっておくのが大切です。


リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、

研修カリキュラムの立案を行ないます。ご興味がある方はお気軽にご相談ください。

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