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テキストコミュニケーションのコツ5選!
こんにちは、リアルナです。
リモート下における、コミュニケーションのコツ第2弾!
テキストコミュニケーションを制すものは、テレワークを制す!
リモートワークでのコミュニケーションの中心となる、
テキストコミュニケーションのコツについてお話しします。
メールでも電話でも、何らかのアクションを起こす時は
「伝えたいことがある」「お願いがある」「確認したいことがある」など
“目的”があると思うのです。
姿が見えないからこそ、文章にも気遣いを添えていきましょう。
【1】真っ先に“目的”を書く
『メールを読む』という相手の時間を使う訳ですから、
できるだけ手短に正確に伝える必要があります。
まずは結論!「○○の件でご連絡しました」とはじめるだけで、
相手は瞬時に趣旨を理解することができます。
【2】一文一義
ダラダラと書かない!具体的には1文の中に句点「、」が2回以上出てきたら要注意。
文章が長くなってきている証拠です。
「なので」「ですが」を多用し、情報を盛り込みすぎず、
文章が苦手な人ほど、1文は短く。
スッキリとした文章を目指しましょう。
【3】ストレートにご注意!
1文は短くスッキリ!と伝えたばりですが、
あまりに事実をストレートに伝えすぎるのも問題。
表情や仕草が見えない分、言葉の印象が先行し、
意図せずしてきつく伝わってしまう可能性があります。
ネガティブな表現を避け、ポジティブな言い回しに変換させるのがポイントです。
(例)
×「意味がわかりません」
○「私の理解不足で恐縮ですが、もう一度ご説明いただけますと幸いです」
【4】お礼は具体的な内容を添えて
何かをしてもらってお礼伝える際に、
具体的に良かった点を伝えると、人間味のある文章になります。
「資料の作成ありがとうございました。特に3枚目のスライドには感動しました!」など。
【5】催促には逃げ道を
メールやチャットを送信したものの、相手から返信が来ないこともありますよね。
「○日○時に送付したメールはご確認いただけましたか」だと角が立つので、
「前回のメールは少しわかりにくかったかと思い、改めて連絡差し上げました」など、
“逃げ道” をつくっておくのが大切です。
リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、
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