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デキル人の報連相

こんにちは、リアルナです。


新卒社員が入社して約3ヶ月。

そろそろ新しい環境にも慣れ、一人立ちの時期を迎えているのではないでしょうか。


今日は一人前の社会人には欠かせない“報連相”についてお話しします。


ホウレンソウ

ビジネスにおいて重要で欠かせないということは、みなさん御存知ですよね。

報連相を一言で表すなら、情報の共有。


報連相をする人によって、その差が大きいのが現実です。

では、デキル人は何に気を付けて報連相をしているのでしょうか?



■タイミング

・指示された事柄の完了時

・長期案件の中間時

・変更箇所の発生時

・新しい情報を入手した時

・新しい改善方法を発見した時

・ミスをしたとき

タイミングは非常に重要です。

報連相は鮮度が命!

中でも、Bad is first。ミスや失敗は発生から時間が経つほど、状況は悪くなる一方です。


また、仕事というのは指示を受けてから完了報告をするまでがセットです。

時間を無駄にすることなく、効率よく仕事を進められますから。

デキル人は“報連相”を通じて、相手に安心感を与えているのです。

「この人になら任せても大丈夫だな」と。

そしてその積み重ねが、信頼へと繋がっています。


■方法

・口頭

・記述

急ぎの場合は口頭、内容が複雑でグラフや図式が必要な場合は記述で。

と教えられることが多いですが、

ミスなどのバッドニュースは、とにかく早急に相手の耳に入れる!


伝え方にもポイントがあります。

「結論」→「状況」→「原因」の順に完結に説明しましょう。


報連相に、個人的な考えや意見は不要です。

「〜思った」「〜感じた」は相手に誤った判断をさせる要因となります。

どうしても伝えたい場合は「これは私個人の考えですが」

と最初に断りを入れましょう。


デキル人とは、決してミスをしない人ではありません。

しっかりと途中経過を報告し、懸念点があれば相談し、現在の状況をしっかり連絡しているため、ミスや失敗のリカバリーが早いのです。


■正確に伝える

注意が必要なのは“数字”が絡む事項。

例えば「今週末までに〜」という表現だと、

具体的にはいつが最終締め切りだと思いますか?

「金曜日の9時」「金曜日の17時」「金曜日の23時59分」「月曜日の8時59分」

とかなり幅のある捉え方ができます。

他にも「なるはやで」や「時間がある時に」などの曖昧な表現はクレームのもとです。

例え相手から「今週末までに」と依頼されても、

「では金曜日の17時でいかがでしょうか?」と

こちから提示して数字で握るようにしましょう。


リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、

社員研修やビジネスマナー等の研修カリキュラムの立案を行ないます。

ご興味がある方はお気軽にご相談ください。


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