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ビジネスチャットとの付き合いかた

こんにちは、リアルナです。

今日は節分ですね。暦上の調整で、124年ぶりに2日となるそうです。

124年前の1897年には、日本勧業銀行(現みずほ銀行)の創立、日本楽器製造株式会社(現ヤマハ株式会社)の創業などがあったようです。今年は世界的パンデミックさなかの節分。しっかり邪気を払って、福を呼び込みたい所です。


本日のテーマは「チャット」について。

「Slack」「Teams」「chatworks」など、取り入れられている方も多いのではないでしょうか。メールよりもスピード感があり、生産性を上げるにはもってこいのツールです。


■ビジネスチャットの基本マナー5選 ■


【1】話の“結論”と“種別”は先に

何の話をしているのか分からないほど、モヤモヤすることはありません。「○○には反対です。なぜなら~」「△△の件でお話が~」と断りを最初に入れる様にしましょう。


【2】一文一義

文章が苦手な人ほど、一文一義を意識しましょう。特にチャットはスピードが命です。

一文に句点(、)が2つあれば要注意!

伝えたいことが多い場合は、複数投稿に分ければ良いので一文一義で

スマートなやりとりを心掛けましょう。


【3】相手の名前を入れる

人は無意識に「自分の名前」にこだわりを持っています。自分の名前が明示されていると、不思議と目がいったりしませんか。この性質はビジネスでも有効で、意識的に相手の名前を入れることで見逃されるリスクが減り、好感も持ってもらえます。


【4】挨拶と感情表現

諸説ありますが、チャットにおいては堅苦しい挨拶は不要と考えます。

簡単に「お疲れ様です」「こんにちは」程度で失礼にはあたりません

文字のみのコミュニケーションになるため、注力すべきは感情表現!

文字情報だけでは相手に感情が伝わらず、時として冷たく感じさせてしまう可能性も

あります。そこで有効なのが、絵文字やスタンプです(組織によってはNGな場合もあると思います)。ニューノーマルの今だからこそ、上の立場の方から「絵文字の使用」を発信してもいいかもしれませんね。目的は、対面時と同等の空気感で円滑に業務を進めることですから。


【5】参考URLや資料の添付

チャットにあって口頭コミュニケーションにないメリットは、

「参考資料をその場でパッと送付できること」です。

相手も30秒ぐらい探せば対象ファイルやURLにたどりつけるでしょうが、

クリックひとつで解決してあげると想像以上に喜ばれます。


同時に、簡素化されたやりとりになる中で注意が必要なツールでもあります。

「チャット疲れ」などの言葉を聞いたことはありませんか?

手軽さが故に、精神的・肉体的に“束縛”“監視”されていると

感じる方も少なくないようです。


あくまでもチャットは『業務時間内』、可能な限り『クイックレスポンス』を心掛けますが、決して相手には求めないこと。チャットグループで事前にルール決めをしておくと、スムーズに運用できるのではないでしょうか。


リモートワークで対面同様の関係性を築く、『リモート トラスト』略して“リモトラ”。

知ったその日から使える“リモトラ”の極意を、リアルナではお客様が従事されている業界や職種に合わせて学んでいただけます。

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