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メールマナー
こんにちは、リアルナです。
今回は、基本に立ち返って「メールマナー」についてお話しします。
“基本”と言いましたが、ビジネスパーソンとして基本中の基本であるため
『指摘されたら時すでに遅し』。
しっかりと自身の所作を振り返っていきましょう。
≪相手のことを第一に≫ たかがメール1本ですが、“読んでもらう”ということは相手の時間を“奪う”ということです。開いてみたら「中身のない内容だった」
では、次からメールを開いてすらもらえないかもしれません。
以下のことに注意して、メールを作成しましょう。
■件名 件名は、本文の要約です。
内容はもちろん、優先順位の高さが一目で分かるよう記載しましょう。
例えば返信が必要なのであれば【要返信】、緊急性が高ければ【至急】【重要】など。
ただし!あまりに付けすぎると、オオカミ少年になってしまうのでご注意ください。
■改行 人が両目で一見した時にカバーできるのは、最大30文字と言われています。
テレビのスーパーは15〜16文字、
映画の字幕が10文字×2行が基本という所からも分かりますね。
ダラダラと書かれた文章は、まず読む気がなくなります。
サクっと済ませたいメールチェック。
重要な箇所は色を変えたり、改行で見やすくしたり
読む相手のことを考えたメール作成を行ないましょう。
■結論から ビジネスメールですから、メール送付には目的があるはずです。
一番伝えたいことを、一番最初に伝えましょう。
読み手が、最後までじっくり目を通してくれる……なんて思いあがりです。
■箇条書き 内容が複数に分かれている際は、箇条書きにするなど見せ方にも工夫が必要です。
■や【1】などで内容を区切り、確認モレを未然に防ぎましょう。
■宛先 宛先欄にある【TO】【CC】【BCC】正しく使えていますか?
【TO】メッセージの主な送り相手となる人
【CC】TO宛のメッセージを、参考や確認など情報共有として送っておきたい人
【BCC】 送る必要があるが、TOやCCに入っている人にそのことを知られたくない人
(BCCに入れたアドレスは他の受信者に表示されません)
特にCCとBCCの使い方を間違えると、信用問題に発展することも。
しっかりと確認しましょう。
■機種依存文字 相手がどんなメーラーで、どんなブラウザを使ってメールを確認するかは分かりません。
ですから、基本的に機種依存文字は使わないのが得策です。
例えば、“はしご高”など旧字体の漢字。
氏名等が該当する場合は、
文末に「氏名の漢字を常用漢字にて記載させていただきました」
と入れておくと、大変丁寧です。
また、○の中に数字が入っている記号数字、これも機種依存文字です。
1つの機種依存文字が、メール全体を文字化けさせてしまうこともあります。
基本中の基本だからこそ、差が出やすい。
“失礼な人”とレッテルを貼られないよう、注意しましょう。
リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、
体験型の研修カリキュラムの立案を行ないます。
ご興味がある方はお気軽にご相談ください。