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メールマナー

こんにちは、リアルナです。


今回は、基本に立ち返って「メールマナー」についてお話しします。


“基本”と言いましたが、ビジネスパーソンとして基本中の基本であるため

『指摘されたら時すでに遅し』。

しっかりと自身の所作を振り返っていきましょう。


≪相手のことを第一に≫ たかがメール1本ですが、“読んでもらう”ということは相手の時間を“奪う”ということです。開いてみたら「中身のない内容だった」

では、次からメールを開いてすらもらえないかもしれません。

以下のことに注意して、メールを作成しましょう。


■件名 件名は、本文の要約です。

内容はもちろん、優先順位の高さが一目で分かるよう記載しましょう。

例えば返信が必要なのであれば【要返信】、緊急性が高ければ【至急】【重要】など。

ただし!あまりに付けすぎると、オオカミ少年になってしまうのでご注意ください。


■改行 人が両目で一見した時にカバーできるのは、最大30文字と言われています。

テレビのスーパーは15〜16文字、

映画の字幕が10文字×2行が基本という所からも分かりますね。

ダラダラと書かれた文章は、まず読む気がなくなります。

サクっと済ませたいメールチェック。

重要な箇所は色を変えたり、改行で見やすくしたり

読む相手のことを考えたメール作成を行ないましょう。


■結論から ビジネスメールですから、メール送付には目的があるはずです。

一番伝えたいことを、一番最初に伝えましょう。

読み手が、最後までじっくり目を通してくれる……なんて思いあがりです。


■箇条書き 内容が複数に分かれている際は、箇条書きにするなど見せ方にも工夫が必要です。

■や【1】などで内容を区切り、確認モレを未然に防ぎましょう。


■宛先 宛先欄にある【TO】【CC】【BCC】正しく使えていますか?

【TO】メッセージの主な送り相手となる人

【CC】TO宛のメッセージを、参考や確認など情報共有として送っておきたい人

【BCC】 送る必要があるが、TOやCCに入っている人にそのことを知られたくない人

(BCCに入れたアドレスは他の受信者に表示されません)

特にCCとBCCの使い方を間違えると、信用問題に発展することも。

しっかりと確認しましょう。


■機種依存文字 相手がどんなメーラーで、どんなブラウザを使ってメールを確認するかは分かりません。

ですから、基本的に機種依存文字は使わないのが得策です。

例えば、“はしご高”など旧字体の漢字。

氏名等が該当する場合は、

文末に「氏名の漢字を常用漢字にて記載させていただきました」

と入れておくと、大変丁寧です。


また、○の中に数字が入っている記号数字、これも機種依存文字です。

1つの機種依存文字が、メール全体を文字化けさせてしまうこともあります。

基本中の基本だからこそ、差が出やすい。

“失礼な人”とレッテルを貼られないよう、注意しましょう。


リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、

体験型の研修カリキュラムの立案を行ないます。

ご興味がある方はお気軽にご相談ください。

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