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基本的な電話のマナー

こんにちは、リアルナです。


リモートワークで対面同様の関係性を築く、『リモート トラスト』

略して“リモトラ”。


コロナ禍が続く状況で、「電話」や「メール(文章)」の重要性が増しています。


今回は、初心に立ち返って「基本的な電話マナー」についてお伝えします。


■基本的な電話マナー6選

【1】電話が鳴ったらスグに出る

受電までに3コール以上かかれば「(大変)お待たせいたしました」の一言を忘れずに。

オフィスの固定電話も、社用携帯(スマホ)の場合も同様です。


【2】ハキハキと自分から名乗る

受電の際に「はい」だけでなく、

「はい、○○会社の△△です」と自分から名乗りましょう。

相手にとって確認にもなりすし、

個人名を名乗ることで受けた電話に対する責任感が相手に伝わります。

電話の最後に「△△が承りました」とお伝えするのも良いです。


【3】挨拶

いきなり本題に入るのではなく、

「おはようございます」「お電話ありがとうございます」「お世話になっております」

とご挨拶することで、会話にメリハリが生まれます。

保留前後も「少々お待ちくださいませ」「お待たせしました」と挨拶をすることで、

対面しているかのような自然な会話が成り立ちます。


【4】通信機器の操作方法

保留するのに手間取ったり、誤って切ってしまったり…。

大きな機会損失に繋がりかねません。

新しい通信機器を使用する際は、事前に操作方法をしっかり確認しておきましょう。


【5】メモを取る、復唱

メモを取る際に、机上にある適当な紙やノートの端に走り書きをすると、

紛失しかねません。

電話対応専用のメモを用意しましょう。

そして、「社名」「氏名」「電話番号」は必ず復唱をします。


【6】丁寧に終える

電話の最後には

「お電話ありがとうございました」「必ず○○に申し伝えます」

「それでは失礼いたします」という結びの言葉が自然と出るように。

また、実際に切る際も基本はお客様が切られてから。

お気遣いいただけている場合は、指で押さえてから受話器を置くようにしましょう。


コールセンターや企業の電話対応で、

リピート率が変わると言っても過言ではないほど、大事な電話対応。

電話を通すことで、自分が思っているよりも声は“低く”なりますし、

思っているよりも“早口”で話しています。

今一度、自分自身の電話対応を意識してみてはいかがでしょうか。


リアルナの『リモートトラストアップ研修』では、

プロが活用する「実践的なコミュニケーションスキル」を学んでいただけます。

『リモートトラストアップ研修』の話を聞いてみたい!という方。

こちらよりお気軽にご相談ください。御社に合ったスタイルの研修をカスタマイズします。

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