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説明のコツ4選!

こんにちは、リアルナです。

『仕事を頼んだら、意図した物と違う物が上がってきた』 『取引先やお客様にメールしたら、質問の電話がかかってくる』

そんなことはありませんか?


だとしたら要注意。

もしかしたら、「説明力」が足りていないかもしれません。


上司や部下・他部署間、お客様に取引先……。

仕事をするにあたって、さまざな人・さまざまなシーンで“説明”する機会が

あると思います。説明下手だな…と感じている方はもちろん、“説明が苦手”という方にも

是非ご覧いただきたい!【説明のコツ】をお伝えします。


■説明のコツ 4選

【コツ1】最初に数字や数量、要点など話の内容を宣言する

「今から○○の○○について説明します」と最初に宣言してしまうことで、

相手もその心構えができます。「4点お伝えします。まず1点目が——」と進めれば、

ヌケモレの心配もありません。


【コツ2】事実と推測は区別して伝える

「事実」を先に述べてから「推測」を伝えると、相手も話を理解しやすくなります。

推測を伝える際は、誰の推測かも示すとよいでしょう。


【コツ3】相手が内容を理解しているか確認する

適宜質問・整理の時間を設けるだけでなく、聴き手の表情を観察することが大切です。

初めて聞く言葉など、表情に変化が見られた時は一旦ストップ。

相手に理解してもらうための説明です。


【コツ4】声のトーン・話すスピードに注意

伝えることが決定している説明などは、早口になりがちです。

数量や要点など重要な箇所は思っている以上にゆっくり伝えるようにしましょう。

明るく聞き取りやすい、音階の「ソ音」を意識し、ハッキリとした大きな声で話します。


■説明ベタあるある

【NG例1】考えがまとまっていない内に話しだしている

説明する人自身の理解が甘かったり、準備不足が“説明ベタ”の大半の理由です。

話に詰まる→考えながら話す→脱線する→話が長くなる→不安になって声が小さくなる→要点がぼやけてくる→聴き手が飽きる の悪循環。

まずは自分自身がしっかりと理解を深めれば、

おのずと「話の構成」や「伝える順番」が見えてきます。


【NG例2】主語がはっきりしない

説明をしている本人は、自分が知っている内容なので無意識に主語を省略しがちです。

普段から主語を省略するクセのある方もいるので、

話の途中に「誰が?」「何が?」などと聞き返されることの多い方は注意しましょう。


リモートワークで対面する機会が減っているからこそ、

限られた時間で相手にわかりやすく伝える「説明力」

をしっかり身に付ける必要があります。


リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、

体験型の研修カリキュラムの立案を行ないます。

ご興味がある方はお気軽にご相談ください。

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