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引継ぎ力

こんにちは、リアルナです。


新年度がスタートしました。

新入社員を迎えたり、人事異動があったり、まさに出会いと別れの季節ですね。

社内で人の出入りがあるということは、それだけ業務の流れが変わるということ。

そこで発生するのが、“引継ぎ”という業務です。


単発の案件であれば、引継ぎがうまくいっているかどうかで、

引継ぎを受けた側のその日の業務がスムーズにいくか否かが決まる

と言っても過言ではありません。

何に注意をして、引き継げばよいのでしょうか?


■担当業務をリストアップする

まずは、自分が受け持っている業務を“すべて”リストアップします。

うっかり抜けてしまうと、誰もその業務を担当していない状態になってしまう事態に。

自己判断でリストアップする・しないを決めず、

すべての業務をリストアップしましょう。


■引継ぎスケジュールを作成する

「いつまでに」「どんな仕事を」「どのようなタイミングで」

引き継いでいくのか、スケジュールを立てます。

業務の中には突発的な業務やルーティン業務があります。

ある程度ルーティン業務がある場合は、

そのルーティン業務の作業タイミングで引継ぎをしていくと、

実務作業のポイントや疑問点などを洗い出すことができるでしょう。


■引継ぎ資料の作成

・社内におけるその業務の重要度・優先度

・各業務のフローチャート

・その業務にかかわる社内外を含めた担当者名や連絡先

・その業務に必要となる情報(ツールのアカウントなども)およびデータなどの保管場所

・実際に役立ったトラブルシューティング


特にデータの保管場所についてはすぐに確認できるよう、

引継ぎ書に共有フォルダのパスなどをしっかりと明記しておけば安心です。

初めてその業務を担当する人にも、資料に沿って作業すればひと通りこなせるような、

分かりやすい資料を作るよう心がけましょう。


資料が完成すれば、あとは引き継いでいくのみ!

実務の引継ぎはもちろんですが、

「業務や作業のつながり」や「業務・作業にかかわる関係者の明示」も重要なポイントの

ひとつ。疑問点が出た際に質問しやすい環境を整えておくことで後任の方は安心できますし、仕事が滞ってしまうリスクを少しでも減らすことができるでしょう。


最後に、引継ぎをする場合は口頭だけでなく、

引継ぎ資料をデータで残すようにしましょう。

誰が見ても分かりやすい引継ぎ資料は、会社にとっても大きな財産となります。

“あなただからうまくいった”はもちろん素晴らしいですが、

誰がやってもあなたと同じレベルが維持される“ワンランク上の引継ぎ”

ぜひ目指してみてください。


リアルナではお客様が従事している業界や職種に合わせて、

各種研修カリキュラムの立案が可能です。

ビジネススキルにはテクニックが存在します!

ご興味がある方はお気軽にご相談ください。

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